Kontroll innan tilldelning
En upphandlande organisation måste inte kräva in bevis på att obligatoriska krav på miljömärkning uppfylls innan tilldelningen. Men vi rekommenderar att detta görs i alla fall från den/de anbudsgivare som du kommer teckna avtal med. Detta med anledning att tidigt säkra att du faktiskt kommer att få miljömärkta produkter redan från början. Likaså minskar det risken för otydligheter under avtalstiden.
Är det många miljömärkta produkter i ett omfattande varuavtal kan det i stället vara lämpligt att genomföra några stickprovskontroller innan du tilldelar.
Verifieringen gör du enklast genom att begära in en giltig licens för produkten/erna eller tjänsten. För att säkerställa att licensnumret du har fått är giltig kan du verifiera detta i vår produktsökfunktion.
Har du fått en miljömärkt produkt eller tjänst från en likvärdig märkning är det bra om du verifiera information från den aktuella miljömärkningsorganisationen.
Uppföljning av avtalen
De krav och villkor som ställs i en upphandling måste kunna kontrolleras. Krav och kontraktsvillkor som rör hållbarhet och miljömärkning är dessutom mest effektiva om de säkerställs under avtalstiden.
När du väljer att kräva en märkning som Svanen eller EU Ecolabel som obligatoriskt krav, tilldelningskriterier eller som ett kontraktsvillkor – i stället för att själva sätta upp vissa bakgrundskriterier – säkerställer du att kraven följs utan att du behöver genomföra kontrollerna.
Det enda du behöver kontrollera är att leverantörerna eller deras tillverkare har en giltig licens under hela avtalstiden. Det gör du enklast i vår produktsökfunktion.
Har du ställt krav på några av kraven i våra kriterier kan ett bevis på deras uppfyllnad vara att leverantören är miljömärkt enligt Svanen eller EU Ecolabel.
Miljömärkning Sverige kontrollerar att märkta varor och tjänster uppfyller märkningens krav. Därmed avlastar vi ditt uppföljningsarbete. Kontrollen görs dessutom av en oss som är specialiserad på uppföljning av märkningskraven.
Dessutom blir det enklare för dina kollegor som tar emot leveransen att kontrollera att det som levereras uppfyller märkningskravet. Hen behöver inte läsa innehållsförteckningar för att försäkra sig om att leveransen följer de fastställda märkningskraven, utan kan bara konstatera att leveransen är märkt med den angivna märkningen eller annan likvärdig märkning.
OBSERVERA
Svanen och EU Ecolabel har inte ett absolut krav på att licensinnehavarna måste märka produkten eller dess förpackning med märkningsloggan.
Däremot får de inte marknadsföra en miljömärkt produkt utan loggan och parallellt med samma produkt marknadsföra den någon annanstans med en logga.
Vill man som köpare vara extra säker och förenkla sitt uppföljningsarbete är det inget som hindrar att ställa ett krav i upphandlingen att produkten/tjänsten ska marknadsföras med loggan för miljömärkningen.
Förvaltning och vidareutveckling under avtalstiden
Du kan med fördelar arbeta med leverantörerna för att främja att andelen miljömärkta produkter ökar under avtalstiden. På så sätt blir inte kravspecifikationen statisk och riskerar att inte följa med utvecklingen mot ett mer hållbart samhälle.
Har din verksamhet ett e-handelssystem kan du exempelvis varje år ta ut statistik över inköpta miljömärkta produkter. Utifrån den listan väljer du sedan ut några leverantörer utifrån hur lång avtalstiden det är kvar, kontraktsvärde och samarbetsmöjligheter med leverantören. Syftet med detta är att sedan ta kontakt med dessa leverantörer och efterfråga en ökning av miljömärkta produkter under resten av avtalstiden.
Likaså kommer ni kunna identifiera ramavtal som snart ska upphandlas igen. Där kan du ta ett första steg och identifiera potentiella affärer för att ställa krav på miljömärkning. Se mer om detta under rubriken ”Strategiskt arbete med miljövänliga offentliga affärer.”
För att få ut effektiv statistik kan följande krav läggas till i kontraktet, de obligatoriska kraven eller i en e-handelsbilaga.
Leverantören ska i sin integrering i e-handelssystemet märka upp miljömärkta varor. Detta kan ske på olika sätt beroende på val av integrering och bestäms vid implementeringen av avtalet.
Finns inte ett e-handelssystem går det självklart att begära liknande inköpsstatiskt från leverantörerna. Detta kan formuleras i kontraktet på följande sätt:
Leverantören ska en gång per år rapportera hur stor andel av de produkter som är köpta enligt kontraktet som är miljömärkta.