Annan lämplig utredning ska godtas i vissa fall
I undantagsfall behöver du godta en annan lämplig utredning (bevis) som visar att kraven för den angivna märkningen uppfylls. Detta anges i 9 kap 15 § LOU och 9 kap 16§ LUF, men ska inte gälla som en huvudregel.
Det gäller bara om en leverantör inom tidsfristen inte haft möjlighet att få den märkning som krävs eller likvärdig märkning. Samt att det inte beror på anbudsgivarens eller något förhållande på anbudsgivarens sida.
Annan lämplig utredning kan exempelvis vara:
- teknisk dokumentation från tillverkaren. Det väsentliga är att denna dokumentation kan styrka att varan, tjänsten eller byggentreprenaden uppfyller kraven för den angivna märkningen
- verifierad dokumentation eller intyg från tredje part.
Du bör därför sätta tidsfrister som räcker till för att få önskad märkning, alternativt välja att ställa kravet på miljömärkning som ett kontraktsvillkor som uppfyllas vid en senare tidpunkt.
Till exempel
Du har i kontraktet angett att leverantören senast 12 månader efter kontraktstart ska uppvisa bevis för att denne har en Svanenlicens för angivna produkter eller tjänst. 12 månader kan i de flesta fall anses vara gott om tid för att företag ska kunna ansöka och klara kriterierna för att få sin licens.
Om leverantören inte klarar detta, är det upp till leverantören att bevisa att anledningen till att villkoret inte uppfylls är på grund av någon anledning som leverantören har kontroll över.
Här ger vi fler tips på hur du formulerar ett kontraktsvillkor för miljömärkning.
TIPS!
Om du bedömer att det är få potentiella anbudsgivare som kommer klara märkningskravet redan vid anbudsinlämnande rekommenderas att kravet ställs som ett kontraktsvillkor, eftersom det ger leverantörer mer tid att hinna uppfylla märkningskravet. Väljer du att utforma krav på märkning som kontraktsvillkor öppnar du för en större konkurrens och du behöver sannolikt inte heller godta annan lämplig utredning.
Det framgår inte av upphandlingsreglerna vilken tidsfrist som avses, men det finns inget som tyder på att det är någon annan tidsfrist än den som påbörjas med att upphandlingen annonseras och kravet på märkning blir känt till dess att kravet, alternativt kontraktsvillkoret, ska uppfyllas.
Du kan också, om du vill, upplysa i kravet om att annan lämplig utredning kan godtas men endast om anbudsgivaren visar att denne inte fått tillräckligt med tid för att få märkningen och detta inte beror på leverantören eller något förhållande på leverantörens sida. Annars kan du informera om detta om en fråga uppstår under anbudstiden.
Det är anbudsgivaren som bestämmer vilken dokumentation som ska lämnas för att bevisa att anbudet lever upp till kravet på miljömärkning. Du får inte ställa specifika formkrav på vilken utredning som anbudsgivaren får åberopa. Det är anbudsgivaren som ansvarar för att dokumentationen lämpar sig för att bevisa att anbudet lever upp till kraven. Om det krävs stora resurser för att granska utredningen torde bevisningen inte vara lämplig. Det vill säga ska relativt lätt kunna bedöma den dokumentation som anbudsgivaren skickar in.